Normativa de compras de bienes y servicios - Fundació UAB - UAB Barcelona
Personal FUAB

Normativa de compras de bienes y servicios

Estos criterios se aplicarán en todos los procedimientos para la gestión de la contratación de suministros (compras), de servicios y de obras de las instituciones del entorno FUAB (ver el documento normativo).
 

I) PROCEDIMIENTOS 
 
Los procedimientos que hay que seguir son los siguientes (ver el anexo 1):
 
A. Adjudicación directa 
 
a. Suministros y servicios de importe inferior a 15.000 €. Hay que procurar obtener distintos presupuestos y cuando el importe supere los 5.000 € será necesario pedir tres presupuestos. 
 
b. Obras de importe inferior a 40.000 €. Hay que procurar obtener distintos presupuestos y cuando el importe sea superior a los 15.000€ será necesario pedir tres presupuestos.
 
B. Contratos no sujetos a regulación armonizada: procedimientos previstos en la Sección 2ª del Capítulo I del Título I del Libro Segundo de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público, con la excepción del procedimiento negociado sin publicidad que únicamente se podrá utilizar en los casos previstos en el artículo 168.
 
a. Suministros y servicios de importe igual o superior a 15.000 € e inferiores a 221.000 €.  
 
b. Obras de importe igual o superior a 40.000 €  e inferiores a 5.538.000 €.
 
C. Contratos sujetos a regulación armonizada: procedimientos previstos en las Secciones 1ª y 2ª del Capítulo I del Título I del Libro Segundo de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público.
 
a. Suministros y servicios de importe igual o superior a 221.000 €.  
 
b. Obras de importe igual o superior a 5.538.000 €.
 
II) AUTORIZACIÓN
 
A. La autorización de los gastos de cualquier tipo corresponden: 
 
a. Al director/a general de cada una de las instituciones de la Corporación UAB, dentro de los límites establecidos a sus poderes, el/la cual puede delegar en los responsables orgánicos las atribuciones de formular y autorizar las propuestas de gastos dentro del ámbito de la su competencia.
 
b. En el caso de la Fundació UAB, los gastos inferiores a 5.000 € podrán ser autorizados, de manera indistinta por cualquiera de los/as responsables de ámbito.
 
B. Para la solicitud y la autorización de gastos, se utilizará el documento de autorización de gasto:

•  Modelo de pedido
 
 
C. La autorización del gasto o el pedido solo tienen validez ante los proveedores si ha sido autorizada por alguna de las personas que se especifican en el apartado A.
 
D. Si se comprometen gastos sin autorizar, la FUAB podrá no asumir el gasto y será responsable la persona que, sin ser competente o sin la existencia de presupuesto adecuado y suficiente, haga el pedido.
 
III) TRAMITACIÓN
 
A. Para suministros, servicios y obras superiores a 500 €, será obligatorio generar un pedido. 
 
B. Para suministros y servicios de importe inferior a 15.000 €, se tramitará directamente el pedido al proveedor con la oferta mejor valorada.
 
C. Para suministros y servicios de importe igual o superior a 15.000 €, es necesario iniciar un procedimiento de los previstos en la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público. Estos procedimientos tienen que ser supervisados por la Dirección Jurídica y de RRHH.
 
D. Para obras de importe inferior a 40.000 €, se tramitará directamente el pedido al proveedor con la oferta mejor valorada.
 
E. Para obras de importe igual o superior a 40.000 €, es necesario iniciar un procedimiento de los previstos en la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público. Estos procedimientos tienen que ser supervisados por la Dirección Jurídica y de RRHH.
 
Los precios detallados hacen referencia al valor estimado de contrato, que corresponde al precio sin IVA más el importe de las posibles prórrogas y modificaciones previstas, tal como se especifica en la Ley 9/2017, de contratos del sector público.
 
Hay determinados procedimientos de compra que se tienen que hacer centralizadamente. En este sentido, las instalaciones técnicas, el mobiliario, así como las obras, corresponde al Departamento de Mantenimiento tramitar los procedimientos. En cuanto a la compra de hardware y software, la tramitación de las compras está centralizada en el Servicio de Informática de la FUAB.

IV) PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE COMPRAS

  1. Recepción del material, suministro o servicio

Una vez recibido el material tenemos que firmar el albarán, del que hemos tenido que quedarnos una copia. Es muy importante guardar este albarán con el pedido correspondiente porque tiene que formar parte del expediente final de la compra.

  1. Facturación

Paral·lelamente, el proveedor tiene que enviar la factura especificando el NIF y el nombre de la institución correspondiente. La factura tiene que cumplir, como mínimo, los siguientes requisitos:

a) Número y cuando corresponda, serie. La numeración será correlativa.

b) Nombre, NIF y dirección, tanto del expedidor como del destinatario.

c) Descripción de la operación, importe total, base imponible (o que se pueda deducir), tipo de IVA (%) e importe del IVA.

d) Lugar y fecha de emisión.

  1. Validación de la factura

Una vez que se reciba la factura correspondiente al suministro, servicio u obra, ésta se le enviará a la persona responsable que haya autorizado la compra para que certifique que se ha materializado de forma correcta la compra y que la factura es conforme con el pedido enviado. Esta validación dará paso a la contabilización definitiva y pago de la factura.

En los casos en los que la autorización del gasto haya seguido un procedimiento diferente de la adjudicación directa (contratos no sujetos y sujetos a regulación armonizada) en los que es siempre la dirección general quien autoriza, la factura o facturas que se generen las puede autorizar para su contabilización definitiva y pago, en el caso de la FUAB, las personas específicamente delegadas (responsables del contrato). Estamos hablando contratos de servicios (limpieza, seguridad, mantenimiento, suministros de electricidad, gas, agua, teléfono), contratos por software (desarrollo, implantación, mantenimiento, etc.). Por otro lado, también seguirán el mismo circuito las facturas en concepto de alquiler de espacios fijos, que serán autorizadas por el director económico-financiero y de patrimonio.

V) LIMITACIONES

Habrá que velar para evitar que los proveedores lleven a cabo conductas que tengan por objeto impedir, restringir o falsear la competencia, mediante comportamientos colusorios o de competencia fraudulenta. Así mismo, habrá que velar para evitar que diferentes personas físicas y/o jurídicas puedan presentar ofertas individualmente cuando existe una vinculación directa entre ellas.

Información complementaria