Continúan las acciones del Plan de Comunicación Interna de la Corporación UAB para el 2019
El pasado mes de diciembre se celebró una reunión de seguimiento del Plan de acción para la mejora de la Comunicación Interna. Objetivos: impulsar la segunda fase del Plan; valorar las herramientas y los contenidos informativos que se han desarrollado para mejorar la comunicación y definir nuevas acciones para el 2019.
31/01/2019
En el año 2017 se determinó que la Corporación necesitaba dar a conocer mejor las funciones y las acciones de las diferentes entidades y de su entorno e incrementar la relación entre su personal. Entre los meses de marzo y septiembre de 2017 se hicieron 6 reuniones, dinamizadas con técnicas de grupo y estructuradas a partir del análisis de tipologías de la comunicación interna. El análisis de la información obtenida en los grupos de trabajo permitió hacer un diagnóstico sobre las necesidades de comunicación interna y se propusieron una serie de actuaciones y de recomendaciones recogidas y detalladas en un Plan de acción preliminar, en el cual se indicaba la estrategia a seguir, en una primera fase, para mejorar la información y la comunicación interna.
Así, la reunión celebrada el pasado diciembre sirvió para valorar las herramientas y los contenidos informativos creados para mejorar la comunicación en el interior de la comunidad y otras actuaciones llevadas a cabo durante el año 2018. Se analizaron nuevos canales como por ejemplo el web general de la Fundación UAB; la página Personal FUAB, el nuevo espacio web sobre la Prevención y la Seguridad y la nueva Newsletter, una publicación electrónica común que recoge actividades de toda la Corporación. La reunión sirvió también para hacer visibles demandas y necesidades y nuevas acciones que se podrían desarrollar en un futuro próximo.
Sobre las páginas web, la comisión de seguimiento valoró muy positivamente el diseño y el contenido: “el nuevo web de la Fundación ha supuesto una mejora cuantitativa y cualitativa; disponemos de un web centralizado, que sigue el libro de estilo de la UAB, de muy fácil acceso y muy intuitivo, con mucha información sumamente útil y fácil de obtener”. La página de Personal FUAB y la Intranet, con información general de recursos humanos y de herramientas de gestión del personal, también se consideraron útiles, además que han servido para “crear más sentimiento de pertenencia”.
El apartado de Prevención y Seguridad, “muy visual, rápido y directo en el acceso a la información en caso de emergencia” se consideró una herramienta muy útil por el trabajador y, así mismo, la (Newsletter), que se calificó como un canal común muy adecuado para conocer el que pasa a la FUAB y a toda la Corporación.
Nuevas acciones por el 2019
El análisis de nuevas necesidades y de las nuevas acciones que se podrían poner en marcha, a lo largo del 2019 o en un futuro próximo, ocupó la segunda parte de la sesión de seguimiento. Entre los temas más perentorios se destacaron los siguientes: la necesidad de una mayor interacción entre las personas y los grupos para fortalecer la relación y el conocimiento de la Corporación; la necesidad también de realizar actividades conjuntas que ayuden a construir equipo y comunidad, actividades sociales corporativas que mejoren el sentimiento de pertenencia y la fidelidad, y que se podrían celebrar dos veces al año; y reuniones transversales de buenas prácticas sobre diferentes actividades de los departamentos junto con visitas para conocer sus actividades.
Dar un paso más en la mejora de la información para el trabajador, fue otra de las demandas de mejora en el marco de la reunión. Así, se consideró importante continuar con la descripción de las funciones de las personas y las áreas, que ya se inició en 2018, y se hizo énfasis en crear “on line” los distintos formularios de gestión que están publicados en la Intranet de Personal FUAB. También se planteó la posibilidad de una agenda que incluya todas las actividades corporativas, con un espacio específico para Casa Convalescència.
Entre las acciones de mejora previstas ya desde RRHH, y que estarán incluidas en el Plan de acción 2019, se encuentra la elaboración de un manual de bienvenida, que servirá como protocolo de acogida para las nuevas incorporaciones. El manual tendrá su espacio en la web de la FUAB, bajo el nombre de “Nuevo en la FUAB”. Protocolo de Bienvenida para nuevas incorporaciones”. Y otra acción que se podría llevar a cabo es la elaboración de un buzón de propuestas y sugerencias para resolver consultas, dudas y peticiones que estén automatizadas y lleguen a la persona o estructura adecuada para solucionar la consulta.
La organización necesita formación en comunicación interna y “la elaboración de un protocolo que nos permita saber cuántas reuniones se tienen que hacer, de qué tipología, o cómo se tiene que comunicar ante un problema. En este sentido, salió la necesidad de hacer un programa de cursos sobre comunicación, asertividad, cultura corporativa y motivación, que den valor añadido o hagan más quórum entre todo el personal de la Corporación. “Se tiene que crear la cultura que comunicación somos todos”.
Un tema destacado fue el hacer más énfasis en la información sobre la Responsabilidad Social Universitaria (RSU) de la Corporación. La Comisión destacó la necesidad de dar más información sobre políticas de medio ambiente y potenciar la acción social de las fundaciones.
Algunas de estas propuestas y actuaciones, fruto de la reflexión y las aportaciones de las personas de la comisión, conformarán la segunda fase del Plan de acción, en el cual se indica la estrategia a seguir, en una segunda fase, para continuar mejorando la comunicación interna. Una nueva fase que continuará ayudando a fomentar la identificación y la implicación de las personas con los objetivos de la corporación, mejorará la gestión y las tareas cotidianas, y que será un factor de éxito a la hora de poner en marcha políticas de mejora de las estructuras y entidades de la organización.
Podéis consultar el informe y el documento de demandas y necesidades en la Intranet del personal.
