Continuen les accions del Pla de Comunicació Interna de la Corporació UAB per al 2019
El passat mes de desembre es va celebrar una reunió de seguiment del Pla d'acció per a la millora de la Comunicació Interna. Objectius: impulsar la segona fase del Pla; valorar les eines i els continguts informatius que s'han desenvolupat per millorar la comunicació i definir noves accions per al 2019.
31/01/2019
L’any 2017 es va determinar que la Corporació necessitava donar a conèixer millor les funcions i les accions de les diferents entitats i del seu entorn i incrementar la relació entre el seu personal. Entre els mesos de març i setembre de 2017 es van fer 6 reunions, dinamitzades amb tècniques de grup i estructurades a partir de l’anàlisi de tipologies de la comunicació interna. L’anàlisi de la informació obtinguda en els grups de treball va permetre fer un diagnòstic sobre les necessitats de comunicació interna i es van proposar un seguit d’actuacions i de recomanacions recollides i detallades a un Pla d’acció preliminar, en el qual s’indicava l’estratègia a seguir, en una primera fase, per millorar la informació i la comunicació interna.
Així, la reunió celebrada el passat desembre va servir per valorar les eines i els continguts informatius creats per millorar la comunicació a l’interior de la comunitat i altres actuacions portades a terme durant l’any 2018. Es van analitzar nous canals com ara el web general de la Fundació UAB; la pàgina Personal FUAB, el nou espai web sobre la Prevenció i la Seguretat i la nova Newsletter, una publicació electrònica comuna que recull activitats de tota la Corporació. La reunió va servir també per fer visibles demandes i necessitats i noves accions que es podrien desenvolupar en un futur pròxim.
Sobre les pàgines web, la comissió de seguiment va valorar molt positivament el disseny i el contingut: “el nou web de la Fundació ha suposat una millora quantitativa i qualitativa; disposem d’un web centralitzat, que segueix el llibre d’estil de la UAB, de molt fàcil accés i molt intuïtiu, amb molta informació summament útil i fàcil d’obtenir”. La pàgina de Personal FUAB i la Intranet, amb informació general de recursos humans i d’eines de gestió del personal, també es van considerar útils, a més que han servit per “crear més sentiment de pertinença”.
L’apartat de Prevenció i Seguretat, “molt visual, ràpid i directe en l’accés a la informació en cas d’emergència” es va considerar una eina molt útil pel treballador i, així mateix, la (Newsletter), que es va qualificar com un canal comú molt adient per conèixer el que passa a la FUAB i a tota la Corporació.
Noves accions pel 2019
L’anàlisi de noves necessitats i de les noves accions que es podrien posar en marxa, al llarg del 2019 o en un futur pròxim, va ocupar la segona part de la sessió de seguiment. Entre els temes més peremptoris es van destacar els següents: la necessitat d’una major interacció entre les persones i els grups per tal d’enfortir la relació i el coneixement de la Corporació; la necessitat també de realitzar activitats conjuntes que ajudin a construir equip i comunitat, activitats socials corporatives que millorin el sentiment de pertinença i la fidelitat, i que es podrien celebrar dues vegades a l’any; i reunions transversals de bones pràctiques sobre diferents activitats dels departaments juntament amb visites per conèixer les seves activitats.
Fer un pas més en la millora de la informació per al treballador va ser una altra de les propostes en el marc de la reunió. Així es va considerar important continuar amb la descripció de les funcions de les persones i les àrees, que ja es va iniciar al 2018, i es va fer èmfasi en crear “on line” els diversos formularis de gestió que estan publicats a la Intranet de Personal FUAB. També es va plantejar la possibilitat d'una agenda que inclogui totes les activitats corporatives, amb un espai específic per Casa Convalescència.
Entre les accions de millora previstes ja des de RH, i que estaran incloses al Pla d’acció 2019, està l’elaboració d’un manual de benvinguda, que servirà com a protocol d’acollida per a les noves incorporacions. El manual tindrà el seu espai a la web de la FUAB, sota el nom de “Nou a la FUAB”. Protocol de Benvinguda per a noves incorporacions”. I una altra acció que es podria portar a terme és l’elaboració d’una bústia de propostes i suggeriments per resoldre consultes, dubtes i peticions que estiguin automatitzades i arribin a la persona o estructura adient per solucionar la consulta.
L’organització necessita formació en comunicació interna i “l’elaboració d’un protocol que ens permeti saber quantes reunions s’han de fer, de quina tipologia, o com s’ha de comunicar davant d’un problema. En aquest sentit, va sortir a la reunió de seguiment la necessitat de fer un programa de cursos sobre comunicació, cultura corporativa i motivació, que donin valor afegit o facin més quòrum entre tot el personal de la Corporació. “S’ha de crear la cultura que comunicació som tots”
Un tema destacat va ser el fer més èmfasi en la informació sobre la Responsabilitat Social Universitària (RSU) de la Corporació. La Comissió va destacar la necessitat de donar més informació sobre polítiques de medi ambient i potenciar l’acció social de les fundacions.
Algunes d’aquestes propostes i actuacions, fruit de la reflexió i les aportacions de les persones de la comissió, conformaran la segona fase del Pla d’acció, en el qual s’indica l’estratègia a seguir, en una segona fase, per continuar millorant la comunicació interna. Una nova fase que continuarà ajudant a fomentar la identificació i la implicació de les persones amb els objectius de la corporació, millorarà la gestió i les tasques quotidianes, i que serà un factor d’èxit a l’hora d’engegar polítiques de millora de les estructures i entitats de l'organització.
Podeu consultar l'informe i el document de demandes i necessitats a la Intranet del personal.
