Congresos y Eventos UAB Campus ofrece una sesión sobre reuniones y encuentros digitales
La 4a edición de las Mañanas UAB Campus contaron con los testimonios de cuatro miembros de la comunidad universitaria que hicieron con éxito reuniones y encuentros digitales o híbridos, y proveedores de plataformas interactivas para la celebración de congresos y eventos virtuales.
18/06/2021
El pasado 17 de junio, Congresos y Eventos UAB Campus ofrecieron a sus clientes y partners una nueva edición de las Mañanas UAB Campus sobre la organización de encuentros o reuniones digitales.
Maria Espadalé, vicepresidenta ejecutiva de la Fundació UAB, abrió la sesión, y agradeció la tarea del equipo comercializador de espacios de la UAB por adaptarse y formarse y seguir dando soporte a la comunidad universitaria en la organización de eventos, “de gran valor” para la Universidad.
La directora de Congresos y Eventos UAB Campus, Maria Clarella, actuó de moderadora y lanzó unas preguntas a los asistentes para adaptar la sesión a su experiencia en la organización de encuentros digitales. A través de un código QR, los asistentes accedieron a la plataforma SparkUp, encargada de registrar, interpretar y mostrar las respuestas a la pantalla en tiempo real.
Un 62% de los participantes afirmaron haber organizado un encuentro digital en algún momento -la mayoría con Teams-, y muchos coincidieron en que los principales retos eran escoger la mejor plataforma y controlar los tempos. El equipo de Congresos y Eventos, que ha estado analizando la actividad congresual de la comunidad universitaria desde la pandemia, centró sus esfuerzos en seguir ofreciendo sus servicios para encuentros virtuales o híbridos, un formato que según Clarella “se mantendrá”.
Nuevo entorno con nuevas prestaciones
La técnica de operaciones de Congresos y Eventos, Alexandra Garcia, abrió un diálogo con miembros de la comunidad universitaria que han organizado eventos y encuentros virtuales con el asesoramiento de la entidad.
Ona Tribó, responsable de comunicación y promoción del Parc de Recerca UAB, explicó su experiencia con la organización del concurso final del Programa Generación de Ideas, que premía iniciativas emprendedoras del personal investigador y doctorando de la UAB. El evento se llevó a cabo en diciembre de 2020 en formato híbrido y “muy profesionalizado”: se contrató a un proveedor externo para la realización técnica, la grabación y emisión en directo.
El investigador y responsable de proyectos de la Fundació Salut i Envelliment UAB,Sergi Blancafort, narró el caso de uno de los workshops organizados en el marco del proyecto europeo Aptitude sobre geriatría, que habitualmente eran presenciales. El evento, que reunía a más de 200 profesionales, “superó las expectativas de asistencia” en formato virtual. Se llevó a cabo con Zoom, lo que permitió la traducción simultánea de las ponencias.
Neus Fitó, Jefa de la Unidad de Formación y Desarrollo Profesional de la UAB, expuso los retos de las Jornadas de Innovación Docente, celebradas en abril, y que constan de tres formatos diferentes: una entrega de premios, talleres y un acto institucional. Con el asesoramiento de Congresos y Eventos UAB Campus, combinaron distintas plataformas, entre ellas ITNube, para facilitar el tránsito virtual de los asistentes y garantizar una buena experiencia para el usuario.
La importancia de la interacción y preparación previa
A continuación, Maria Clarella dió paso a dos representantes de empresas que ofrecen distintos servicios y plataformas para la realización de eventos online e híbrids.
Jonathan Ysaÿe, Area Manager Spain & Portugal de SparkUp, explicó que en casos como las videoconferencias es importante mantener la atención de los asistentes cada 10 minutos. “Hay que hacer constantes llamadas a la acción”. A través de la su plataforma, SparkUp ofrece distintas opciones de interacción con la audiencia como sondeos, quizz o encuentas para generar engagement y compartir su visión en tiempo real.
En cuanto a ITNube, se trata de una plataforma integral que se puede configurar en función de las necesidades del evento y combina servicios como la administración de inscripciones, la gestión de papers o comunicaciones, o la emisión de certificados. Su representante, Jaume Boltà, destacó cémo el uso de estas herramientas complementarias permiten un mayor abasto en los eventos, además de la opción de generar y consumir contenidos en diferido.
Al final del acto, la jefa de operaciones de Congresos y Eventos UAB Campus, Meritxell Navarro, recogió las preguntas de los asistentes sobre la organización de encuentros digitales -principalmente relacionadas con aspectos técnicos o sobre el tiempo de preparación previa, que es mínimo de un mes.
