Congressos i Esdeveniments UAB Campus ofereix una sessió sobre reunions i trobades digitals
La 4a edició dels Matins UAB Campus va comptar amb els testimonis de quatre membres de la comunitat universitària que van fer amb èxit reunions i trobades digitals o híbrides, i proveïdors de plataformes interactives per a la celebració de congressos i esdeveniments virtuals.
18/06/2021
El passat 17 de juny, Congressos i Esdeveniments UAB Campus va oferir als seus clients i partners una nova edició dels Matins UAB Campus sobre l’organització de trobades o reunions digitals.
Maria Espadalé, vicepresidenta executiva de la Fundació UAB, va obrir la sessió, i va agrair la tasca de l’equip comercialitzador d’espais de la UAB per adaptar-se i formar-se i seguir donant suport a la comunitat universitària en l’organització d’esdeveniments, “de gran valor” per a la Universitat.
La directora de Congressos i Esdeveniments UAB Campus, Maria Clarella, va actuar de moderadora i va llançar unes preguntes als assistents per adaptar la sessió a la seva experiència en l’organització de trobades digitals. A través d’un codi QR, els assistents van accedir a la plataforma SparkUp, encarregada de registrar, interpretar i mostrar les respostes a la pantalla en temps real.
Un 62% dels participants van afirmar haver organitzat una trobada digital en algun moment -la majoria amb Teams-, i molts van coincidir que els principals reptes eren escollir la millor plataforma i controlar els tempos. L’equip de Congressos i Esdeveniments, que ha estat analitzant l'activitat congressual de la comunitat universitària des de la pandèmia, va centrar els seus esforços a seguir oferint els seus serveis per a trobades virtuals o híbrides, un format que segons Clarella “es mantindrà”.
Nou entorn amb noves prestacions
La tècnica d’operacions de Congressos i Esdeveniments, Alexandra Garcia, va obrir un diàleg amb membres de la comunitat universitària que han organitzat esdeveniments i trobades virtuals amb l’assessorament de l’entitat.
Ona Tribó, responsable de comunicació i promoció del Parc de Recerca UAB, va explicar la seva experiència amb l’organització del concurs final del Programa Generació d’Idees, que premia iniciatives emprenedores del personal investigador i doctorand de la UAB. L’esdeveniment es va portar a terme el desembre de 2020 en format híbrid i “molt professionalitzat”: es va contractar a un proveïdor extern per a la realització tècnica, l’enregistrament i emissió en directe.
L'investigador i responsable de projectes de la Fundació Salut i Envelliment UAB, Sergi Blancafort va narrar el cas dels workshops organitzats en el marc del projecte europeu Aptitude sobre geriatria, que habitualment eren presencials. Els esdeveniments, que reunien a més de 200 professionals, “van superar les expectatives d’assistència” en format virtual. Es van portar a terme amb Zoom, fet que va permetre la traducció simultània de les ponències.
Neus Fitó, Cap de la Unitat de Formació i Desenvolupament Professional de la UAB, va exposar els reptes de les Jornades d’Innovació Docent, celebrades a l’abril, i que consten de tres formats diferents: una entrega de premis, tallers i un acte institucional. Amb l’assessorament de Congressos i Esdeveniments UAB Campus, van combinar diverses plataformes, entre elles ITNube, per tal de facilitar el trànsit virtual dels assistents i garantir una bona experiència per a l’usuari.
La importància de la interacció i preparació prèvia
A continuació, Maria Clarella va donar pas a dos representants d’empreses que ofereixen diversos serveis i plataformes per a la realització d’esdeveniments online i híbrids.
Jonathan Ysaÿe, Area Manager Spain & Portugal d’SparkUp, va explicar que en casos com les videoconferències és important mantenir l’atenció dels assistents cada 10 minuts. “S’han de fer constants crides a l’acció”. A través de la seva plataforma, SparkUp ofereix diverses opcions d’interacció amb l’audiència com sondejos, quizz o enquestes per generar engagement i compartir la seva visió en temps real.
Pel que fa a ITNube, es tracta d’una plataforma integral que es pot configurar en funció de les necessitats de l’esdeveniment i combina serveis com l’administració d’inscripcions, la gestió de papers o comunicacions, o l’emissió de certificats. El seu representant, Jaume Boltà, va destacar com l’ús d’aquestes eines complementàries permeten un major abast en els esdeveniments, a més de l’opció de generar i consumir continguts en diferit.
Al final de l’acte, la cap d’operacions de Congressos i Esdeveniments UAB Campus, Meritxell Navarro, va recollir les preguntes dels assistents sobre l’organització de trobades digitals -principalment relacionades amb aspectes tècnics o sobre el temps de preparació prèvia, que és mínim d’un mes.
