"Repensar la utilidad de las metodologías archivísticas en un mundo basado en datos me ha parecido una forma útil de rearmar la profesión"

02/04/2024

• Antes de entrar en materia, ¿podrías hacernos una breve explicación del concepto "dadificar", así como del significado de términos como "serie documental" que has empleado en tu trabajo, para aquellos que no estemos familiarizados con la ciencia archivística?

El concepto de “dadificar” significa convertir una información o representación en un conjunto de datos, es decir, en información que pueda ser procesada mediante un sistema gestor de bases de datos, lo que tradicionalmente se ha llamado información estructurada.

En cuanto a "serie documental", es uno de los conceptos axiales de la archivística, pero al mismo tiempo es uno de los más controvertidos y poco definidos. Tradicionalmente, la archivística se ha basado en gestionar los documentos por agrupaciones, por la incapacidad material de gestionar unidades documentales de forma independiente, y por el hecho de que buena parte de la significación de un documento proviene de otros documentos con los que se relaciona, y sin los que no puede ser interpretado correctamente. El nombre más habitual que han recibido estas agrupaciones de documentos en la disciplina archivística ha sido el de series documentales.

• ¿Cuál fue la motivación principal que te impulsó a investigar sobre el rol de la serie documental en entornos de gestión dadificados?

La motivación fue doble, y viene de bastante tiempo atrás. Durante años he estado desarrollando e implantando sistemas de gestión documental para numerosos organismos públicos y privados. En todos los casos, buena parte de la información más valiosa de la organización residía en aplicaciones informáticas que no generaban documentos, o que lo hacían solo de forma testimonial. Quise averiguar, pues, de una forma experimental, si era posible aplicar este concepto sobre la información en bases de datos sin un cambio radical en la metodología.

El otro motivo fue advertir que, a partir del boom mediático de los datos, se estaba generando un nuevo ámbito de conocimiento que, al profesionalizarse, amenazaba con dejar la profesión archivística fuera de la gestión y organización de la información. Repensar la utilidad de las metodologías archivísticas en un mundo basado en datos me ha parecido una forma útil de rearmar la profesión.

• ¿Qué procesos y métodos has seguido para la elaboración de la tesis?

La base de la tesis ha sido una investigación evaluativa de carácter cuantitativo pero también cualitativo. A partir de un análisis del estado de la cuestión, y de diferentes experiencias sectoriales anteriores, di forma a una propuesta metodológica que consideraba potencialmente adecuada para aplicar el concepto de serie documental a un entorno de gestión basado en datos. La metodología se componía de un sistema de mapeo de los activos de información de una organización, de un modelo de metadatos para la gestión de los mapas, de un procedimiento para la conversión de procesos basados en documentos en procesos basados en datos, y de un sistema de medida de distintos aspectos del mapa de activos basado en 83 indicadores, tanto descriptivos como analíticos.

La utilidad de la metodología, y la aplicabilidad de los aspectos conceptuales en los que se sustentaba, pudieron evaluarse aplicándola en el Consorcio de Educación de Barcelona.

 

Imagen: Defensa de la tesis doctoral de Jordi Serra "El rol de la serie documental en entornos de gestión dadificados: una propuesta metodológica en el marco de la gobernanza de la información".

• ¿Qué obstáculos o dificultades has tenido que superar durante el desarrollo de tu investigación?

La investigación se ha podido desarrollar de forma muy satisfactoria, y sin ningún problema de consideración. En este sentido, es necesario agradecer la excelente disposición y colaboración que en todo momento ha mostrado el Consorcio de Educación de Barcelona.

Una de las principales dificultades ha venido de esta excelente colaboración, y de un efecto colateral del mapeo y dadificación de los procesos. Para poder disponer de datos detallados sobre los efectos de la dadificación se ha tenido que dadificar, durante unos años de trabajo, un número muy importante de procesos del Consorcio. Un efecto que se ha observado es que la dadificación de un proceso produce unos efectos inmediatos sobre la capacidad de mejora del propio proceso, y espolea la aplicación de transformaciones sobre el proceso, transformaciones que a su vez incrementan el número de datos disponibles y permiten vislumbrar nuevas mejoras. La mejora continua de los procesos del caso de aplicación a medida que se iban dadificando ha sido uno de los principales retos que ha tenido que afrontar el estudio.

Una segunda fuente de dificultades ha sido intentar compilar en un solo modelo las diferentes lecturas metodológicas de los mismos conceptos dentro de la misma disciplina archivística. No solo por el volumen de bibliografía, sino a menudo por las contradicciones (aparentes o reales) que muchas lecturas o visiones moldeadas mantienen sobre unos mismos conceptos. Esto ha llevado a tener que fijar el significado de determinados conceptos para poder dar forma a la propuesta metodológica.

• Se comenta que tus planteamientos y reflexiones innovadoras sacudirán la archivística del país. ¿Qué impacto crees que puede tener tu tesis en la disciplina de la archivística?

No me atrevo a pronosticar ningún impacto, y menos en un escenario de gestión de la información cada vez más abrumado por el debate sobre el impacto social y profesional de la inteligencia artificial. Creo más bien que determinadas situaciones y fenómenos que me he encontrado en el curso del proyecto son cada vez más compartidas por muchos compañeros de profesión, que también se van encontrando en su día a día, y que la profesión ya está recorriendo un camino de evolución que, fuera del foco mediático y de las modas, casi todo el mundo coincide en que no se puede obviar ni postergar.

Sí que hay tres puntos en los que creo que el choque entre las metodologías aplicadas hasta ahora y las propuestas que se hacen en la tesis debería ser motivo de reflexión dentro de la comunidad archivística, tal y como se expresa en las principales conclusiones de la tesis. El primero es el papel de las visualizaciones de datos, el segundo es el cambio en las formas de clasificar la información y, finalmente, considero muy importante que la archivística no renuncie a la lucha por el contexto de los datos.

• ¿Cuáles son los próximos pasos o las áreas de investigación que consideras explorar a partir de los resultados de tu trabajo?

Las dos líneas teóricas que me gustaría seguir explorando son las que se indican en la tesis: el papel de las visualizaciones de datos como parte del contexto documental, y la doble clasificación ontológica de los datos elementales a nivel funcional y nivel objetual.

También me gustaría consolidar la propuesta metodológica con más casos de aplicación y explorar la utilidad de la metodología para tres usos muy concretos:

• Para la mejora de la calidad de los sistemas de gestión documental, especialmente en lo que se refiere a la identificación de series documentales y a la construcción y mantenimiento del mapa de datos.
• Para la priorización y aceleración de las acciones de transformación digital, con el objetivo de alcanzar niveles altos de dadificación en las organizaciones.
• Para la priorización del desarrollo de nuevos sistemas de información o la transformación, evolución o integración de sistemas ya existentes, como herramienta para la planificación del mapa de sistemas de una organización de forma coordinada con la visión de la gestión documental.